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Gestión del tiempo: Cómo mejorar la productividad en el trabajo

Gestión del tiempoCuando priorizas tareas, la urgencia se relaciona con el tiempo y la importancia se asocia a los objetivos finales.

Compartimos consejos sobre gestión del tiempo para ayudarte a diferenciar entre tareas urgentes e importantes, poner orden en tu agenda y detectar posibles ladrones. Si no eres una persona organizada, aquí descubrirás cómo ser más productivo.

Todos sabemos que el tiempo es oro, cada minuto cuenta. Y esta afirmación es cierta en el ámbito personal y, también, en el trabajo. ¿Por qué? La correcta organización y planificación de tareas repercute directamente en la productividad del empleado. En otras palabras, saber aprovechar las distintas horas que configuran tu jornada laboral mejora la calidad de los resultados conseguidos y, en consecuencia, impulsa la consecución de los objetivos de negocio.

Por este motivo, la capacidad de gestión del tiempo resulta tan interesante para las empresas y, sobre todo, es una habilidad básica para cualquier asistente de dirección. Piensa que estos profesionales distribuyen, organizan y cuadran las agendas y calendarios de sus responsables.

Ideas que te permitirán mejorar la gestión del tiempo

Para ser más productivo necesitas comprender con exactitud qué debes conseguir, cuáles son tus objetivos personales dentro de la empresa y qué tareas tienen que realizarse para cumplirlos. A partir de aquí, el secreto está en la jerarquización. ¿Cómo? Puedes desarrollar ciertos hábitos que te ayudarán a centrarte en aquello más relevante en cada momento:

  • Planifica qué harás cada día: Es aconsejable dedicar a diario unos pocos minutos a organizar tus tareas y marcarte “micro objetivos”. Debería ser a primera hora, antes de ponerte a trabajar, para que tenga más sentido.
  • Agrupa aquellos temas que estén relacionados entre sí: De esta forma, conseguirás aprovechar mejor tus esfuerzos ya que, cuando abordes uno de ellos, también podrás resolver otros aspectos asociados.
  • Asigna un plazo de tiempo realista a cada tarea: Si estableces límites, en cierto sentido, estarás poniéndote presión, te automotivarás para trabajar más rápido y con mayor eficacia sin ser consciente de ello.

Con todo, recuerda que la planificación debe ser un mecanismo flexible. Durante el día es probable que aparezcan imprevistos que alteren tu calendario, situaciones que deben ser atendidas inmediatamente y que modificarán tu previsión inicial.

Gestión del tiempo
Cuando priorizas tareas, la urgencia se relaciona con el tiempo y la importancia se asocia a los objetivos finales.

Técnicas para ayudarte a priorizar en aquellos días más locos

La agenda aquí será tu mejor aliada. Te ayudará tanto en la gestión del tiempo como a mantener controlado cualquier evento a medio o largo plazo. Puedes utilizar un código de colores para establecer prioridades pero recuerda que el descanso es básico. Este periodo te permitirá recargar energías, evaluar el trabajo realizado y afrontar mejor el resto.

En principio, pospón aquellas tareas que puedan esperar, aunque quizás el problema surge cuando necesites diferenciar entre urgente e importante. El primer concepto se refiere a cuestiones que exigen una atención y respuesta inmediata. ¿Algunos consejos?

  • Si 2 tareas requieren el mismo tiempo de realización, será más urgente aquella que tenga una fecha límite más cercana.
  • Si 2 tareas tienen la misma fecha límite, prioriza aquella que exija más tiempo y, por lo tanto, sea más laboriosa.
  • Piensa que, si se modifica su fecha límite, variará su prioridad. El aplazamiento puede hacer que sea importante pero no urgente.
  • Cuando una tarea se alarga más allá de lo previsto, sube niveles en la clasificación, sobre todo, si se mantiene su fecha de entrega.

La importancia, en cambio, está relacionada con el objetivo final de la empresa, es decir, con sus consecuencias. Serás más o menos importante en función de qué pasará si no se cumple. ¿Cómo priorizar?

  • Si 2 tareas no se parecen, es más importante aquella que causa problemas más graves.
  • Recuerda que, aunque no varíe la tarea, las consecuencias sí pueden ser distintas y, por lo tanto, se puede alterar su importancia.
  • Si 2 tareas son similares con objetivos parecidos, no importa el volumen de trabajo o dificultad, están en el mismo nivel.

Así pues, si una tarea es urgente e importante, hay que solucionarla inmediatamente. A partir de aquí, se puede ir delegando o retrasando en función de qué se necesita en cada momento.

¡Cuidado con los ladrones de tiempo!

Un ladrón es un factor negativo que te impide aprovechar eficazmente tu tiempo, es decir, un elemento que te roba minutos y perjudica tu rendimiento. Algunos se pueden reducir, otros son fáciles de eliminar pero, en ambos casos, hay que ser capaz de identificarlos. ¿Qué tipos existen?

  • Ladrones de tiempo externos: Están fuera de tu capacidad de control. Por ejemplo, conversaciones largas e irrelevantes por teléfono, mensajes de WhatsApp, notificaciones de redes sociales, correos electrónicos que no te implican, reuniones inacabables…
  • Ladrones de tiempo internos: Son aspectos propios que repercuten en tu comportamiento y forma de organizarte. Por ejemplo, no saber planificar adecuadamente, errores en la clasificación de prioridades, falta de motivación, tendencia a postergar tareas que no te apetecen…

Ten en cuenta que se pueden combinar distintos tipos de ladrones de tiempo y que su correcta gestión será clave para potenciar tu productividad. Al final, necesitas saber qué es urgente, qué es importante y cómo estructurar tu día para evitar pérdidas de tiempo y conseguir dar respuesta a todo en el periodo de tiempo adecuado.

La gestión del tiempo es una habilidad que se aborda en nuestro ciclo formativo en Asistencia a la Dirección (antiguo secretariado).

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