Domina el cierre contable con ILERNA

Con la llegada de los últimos días del año y los primeros del año nuevo, llega una de las fechas más señaladas en el calendario para una empresa: el cierre contable.

El cierre contable es un proceso fundamental, puesto que nos permite conocer con exactitud cómo le ha ido nuestra empresa a lo largo del ejercicio económico. De esta forma, puedes saber si el negocio ha generado beneficios o pérdidas, además de obtener una visión real de cómo han funcionado las estretagias implementadas a lo largo del año.

Pero, ¿sabes cuáles son los pasos a seguir para elaborar el cierre contable de tu empresa? En este post te los contamos paso a paso, ¡no te lo pierdas!

¿Qué es el cierre contable?

Lo primero de todo es saber qué es el cierre contable. Por norma general, se trata de un proceso en el que se cuadran y finalizan las cuentas anuales de la empresa dentro de un ejercicio contable. ¿Y qué engloban esas cuentas anuales? El balance entre ingresos, gastos, costes de venta y costes de producción.

En definitiva, te permite calcular el total de las pérdidas o ganancias que se han producido en tu empresa a lo largo del año natural. Así, este proceso conlleva el conocer la situación actual de la empresa, por lo que es importante, sobre todo, que la contabilidad de la empresa esté al día y no se cometan errores.

¿Para qué sirve el cierre contable?

El motivo por el que es tan importante el cierre contable para una empresa, es que es el momento de que se cancelen todas las cuentas del ejercicio, es decir, los ingqresos, gastos, costes de venta y de producción. Esto conlleva a obtener los resultados y conocer si el balance ha sido positivo, y por lo tanto se han obtenido beneficios, o, por el contrario, negativo, al ser mayores las pérdidas a lo largo del año.

Pero además de los puntos a tener en cuenta señalados anteriormente, también tienes que calcular las amortizaciones, deudas y provisiones de la empresa, para que todos los números encajen. De ahí la importancia de realizar los cálculos correctamente para no caer en el error de que los datos se tergiversen de cara al siguiente ejercicio contable.

Solo de esta manera, la empresa podrá planificar el siguiente ejercicio en base a la situación real del negocio, además de tomar las decisiones adecuadas para su mejor evolución.

¿Cuándo se hace el cierre contable de una empresa?

El tiempo que engloba el cierre contabilidad, iría desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, es decir, coincide con el inicio y fin de año natural y, por consiguiente, del año fiscal. De ahí que el Plan General Contable establezca que es con la llegada de las últimas semanas del año cuando se debe comenzar a realizar el cierre contable de una empresa.

Por eso es importante que la empresa tenga en cuenta las fechas marcadas por Hacienda para cumplir con la presentación de la documentación necesaria:

• Hasta el 31 de marzo para formular las cuentas.
• Hasta el 30 de abril para legalizar todos los libros contables.
• Hasta el 30 de junio para convocar una Junta General y aprobar las cuentas anuales.
• Hasta el 30 de julio para despositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
• Hasta el 14 de agosto para certificar si se ha presentado toda la documentación requerida. Sera en ese momento cuando se publicarán en el Boletín Ofiical del Registro Mercantil (BORME) el listado de las empresas que hayan cumplido con sus obligaciones.

Otra fecha a destacar es el 25 de julio, día importante para recordar ya que es plazo máximo para pagar el Impuesto de Sociedades. Pero, sin duda alguna, el cierre contable tiene marcado en rojo el 30 de junio, ya que es la fecha determinante para enviar toda la documentación a la Administración Pública del ejercicio del año anterior. Es decir: si estamos preparando el cierre contable del 2023, la fecha límite es hasta el último día de junio de 2024.

¿Cómo hacer el cierre contable? Pasos a seguir

Para realizar el cierre contable de la empresa, es decir, conseguir que los datos cuadren, lo más recomendable es realizar cada uno de los pasos que te contamos a continuación, mejor aún si contamos con un programa de contabilidad que nos ayude en el proceso.

Un procedimiento que puedes aprender de primera mano gracias al Grado Medio de Gestión Administrativa y al Grado Superior de Administración y Finanzas, que puedes estudiar con ILERNA.

Balance de comprobación de sumas y saldos

El objetivo principal es verificar que los datos contables se corresponden con aquello que hemos definido en el Libro Diario, es decir, en el registro que hemos llevado a cabo de todas las operaciones durante la actividad económica de la empresa.

Revisión del cuadro de cuentas del Plan General Contable

Uno de los pasos primordiales que deben destacar en el proceso es que, para finalizar el cierre contable de la empresa, se tiene que comprobar que no haya ningún error en ninguna de las cuentas.

Para ello, el Plan General Contable, elaborado por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, establece un listado con todos los elementos que conforman la contabilidad de la empresa:

Grupo 1: Financiación básica.
Grupo 2: Activo no corriente.
Grupo 3: Existencias.
Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales.
Grupo 5: Cuentas financieras.
Grupo 6: Compras y gastos.
Grupo 7: Ventas e ingresos.
Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto.
Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto.

Recuento de existencias

Se debe comprobar cuántas de las unidades compradas no se han consumido durante todo el año. El resultado final debería de concidir con el número total de existencias del que dispone la empresa en el momento de hacer el recuento.

A ello habría que restar las mercancías y materias primas utilizadas para fabricar productos que tampoco se han consumido. Esto nos llevará a ver si la empresa ha tenido un ingreso o un gasto en función del resultado del recuento.

Deudas y créditos

No hay que olvidar lo importante que es indicar tanto las deudas que pertenezcan al año contable en curso como todos los créditos solicitados y que aún están pedientes de ser cobrados.

Así, con la reclasificación de deudas podemos ver a simple vista las obligaciones pendientes de pago que tiene la empresa. Del mismo modo, con la reclasificación de créditos obtendremos todos aquellos créditos que estén pendientes de cobrar y que se vayan a recibir durante los próximos doce meses. Por último, debe abrirse el asiento de apertura para el próximo año contable, así, todos las cuentas que se han ido revisando quedarán registradas. Es más, este asiento tiene que quedar creado el 1 de enero.

Ajustes de periodificación

Consiste en ajustar los gastos e ingresos que se tendrán en cuenta para realizar el cierre contable actual. Tanto gastos como ingresos quedarán reflejados en la cuenta correspondiente del ejercicio en el que realmene se llevarán a cabo.

Cuenta de pérdidas y ganancias

Es el resultado de la diferencia entre los ingresos y los gastos totales del año. A partir de aquí, podemos obtener los datos necesarios para poder presentar el Impuesto de Sociedades.

Amortizaciones e inmovilizaciones del material de la empresa

Para el cierre contable de una empresa, se deben repasar detenidamente las amortizaciones e inmovilizado material de la empresa, y comprobar que cumplen con cada uno de los requisitos que se cumplen dentro del Plan General Contable para cada tipo de bien, con información sobre:

• Precio de adquisición.
• Coeficiente de amortización.
• Valor residual.
• Cuotas en cada ejercicio.
• Amortización acumulada.

Cierre de los Libros Contables

Todos los pasos anteriores deben quedar reflejados en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, a lo que hay que sumar que el sus respectivas modificaiones queden reflejadas en el Libro Diario en el caso de que haya sido necesario rectificar algún dato.

Asiento de regularización y cierre

El asiento de regularización se calcula al realizar la diferencia entre ingresos y gastos durante un año. Así sabrás, en definitiva, si se han generado pérdidas o ganancias. Para finalizar, debes aplicar la cuenta del Impuesto de Sociedades que corresponda, contrastándola con los pagos a cuenta y retenciones durante el ejercicio.

Errores a evitar en el procedimiento de cierre de cuentas anuales

Lograr realizar el cierre contable sin complicaciones es toda una hazañas en la que las empresas encuentran en la tecnología su mejor aliada. Gracias a las soluciones integrales en contabilidad, el cierre contabilidad puede darse exento de problemas.

Y es que los errores más comunes suelen darse, por ejemplo, en las facturas recibidas en el ejercicio siguiente pero que, sin embargo, corresponden a compras o servicios del ejercicio actual, de tal forma que se contabilizan como gastos del ejercicio en curso.

Factores a tener en cuenta en el cierre contable

Para evitar este y otro tipos de errores, los consejos que debes aplicarte desde el día uno son:

• Supervisa y actualiza la información periodícamente.
• Analiza los datos para así tomar decisiones de forma estratégica.
• Cambios de divisa, en el caso de gastos con moneda extranjera, es importante reflejar su equivalencia en euros.
• Calendario fiscal del contribuyente, siempre a mano para no recibir sanciones de la Agencia Tributaria.
• Automatiza los procesos, a través de herramientas que te ayuden a agilizar el proceso.
• Pasivos bancarios: no olvides comprobar en la Central de Información de Riesgos del Banco de España que los créditos concedidos a tu empresa estén correctamente registrados.
• Asientos de cierre contable y apertura, no olvides realizarlos para que el cierre tenga validez.

Impuestos de sociedades y cuentas anuales

Lo primero de todo es definir qué es el impuesto de sociedades: es el gravamen al que están sujetas las empresas ubicadas en España. Es decir, el impuesto que se aplica a los beneficios obtenidos tanto a sociedades mercantiles, como a entidades jurídicas.

Pero, ¿quién debe presentar el Impuesto de Sociedades?

• Sociedades mercantiles.
• Sociedades Civiles que tienen un carácter mercantil.
• Fondos de inversión, de pensiones, cooperativas.
• Sociedades agrarias y agrupaciones de interés económico (AIE).
• Asociaciones y fundaciones (ONG, colegios profesionales) .

Así, el Impuesto sobre Sociedades se calcula sobre el resultado contable de la sociedad, ingresos menos gastos. Para que se realice correctamente, es necesario que la contabilidad se haya realizado de forma correcta, porque en caso contrario no estará bien calculado, lo que, por supuesto, conlleva consecuencias.

Ajustes del cierre contable

Algunas recomendaciones a seguir antes del cierre contabilidad serían:

• No hay que descuidar las facturas de los proveedores ya que es habitual que alguno se demore en el envío.
• Contactar lo antes posible con tus proveedores en el caso de que existan albaranes que están esperando la llegada de su factura.
• Localizar todas las facturas periódicas, es decir, las relacionadas con el agua, electricidad, gas, teléfono, alquileres, etc.
• Tener controlados la declaración de impuestos del año por si la asesoría o gestoría se ha olvidado de enviar alguno.
• Del mismo modo, tener a mano los resúmenes mensaules de nóminas y las declaraciones pagadas a la Seguridad Social.