¿Qué son el libro diario y libro mayor en contabilidad?

Una mala gestión financiera puede llevar a pique a una empresa. Por eso, el libro diario y libro mayor resultan vitales para garantizar una larga vida a cualquier organización. 

El 82% de las empresas fracasan por una mala gestión del dinero. Esta es una de las conclusiones más demoledoras del estudio de US Bank. Aunque la contabilidad es la piedra angular de cualquier negocio, a menudo se descuida y mucho. 

Puede parecer difícil gestionar la economía de una empresa. Está claro que fácil no es. Pero para eso tenemos algunas herramientas contables como el libro diario y libro mayor, que pueden ayudar a evitar desastres empresariales. 

Estas herramientas permiten mantener un control más preciso de sus finanzas. Así, se aseguran de que todo va bien y los datos económicos están siempre al día. Hoy te vamos a explicar qué son el libro diario y libro mayor y cómo sacarles el máximo partido.

¿Qué es el libro diario?

El libro diario y el libro mayor son dos de los documentos más importantes de cualquier empresa. Primero, nos centraremos en el libro diario.

Para que nos entendamos, este registro se trata de un documento en el que se anotan todas las transacciones que hace la empresa. Además, estas operaciones se deben registrar de manera cronológica. 

Por tanto, cada vez que se hace una transacción, ya sea una venta, compra o pago, hay que registrarlo en el diario. Así, las empresas pueden tener un control más preciso de todas las actividades financieras. 

Este libro facilita la revisión y el seguimiento de las operaciones. De esta forma, puedes garantizar que todas las entradas y salidas de dinero están documentadas y se pueden verificar en cualquier momento. Por otra parte, este documento es un paso vital para hacer el libro mayor. 

¿Cómo hacer un libro diario?

Como acabamos de ver el libro diario y libro mayor son esenciales en cualquier empresa. Cuando decimos esenciales nos referimos, en efecto, a que son esenciales. De hecho, este documento es obligatorio tanto para empresas como para autónomos. 

Además, la información que allí se refleja debe aparecer de forma clara y detallada. Como mínimo debe incluir estos datos: 

• Fecha de la transacción
• Cuentas involucradas en la transacción
• Importe de la operación
• Explicación de la transacción

Cuando tengas que elaborar el libro diario, asegúrate de seguir estos pasos: 

• Recopila información: Antes de registrar cualquier operación, necesitas factoras y recibos que te respalden. 
• Estructura el libro diario: como ya hemos dicho, debes incluir la fecha de la operación, las cuentas implicadas y una descripción de la transacción y su valor.
• Revisa y ajusta: Al final del día, revisa que todas las operaciones sean correctas y que las sumas de los débitos y los créditos coincidan. 

Sabemos que hacer estas operaciones de forma manual puede ser un proceso tedioso. Por eso, puedes usar un software que te ayude a simplificar el proceso. 

¿Qué es el libro mayor?

El libro mayor es otro de los registros imprescindibles en contabilidad. En este documento, las operaciones se anotan por grupos en cuentas específicas. 

Por ejemplo, si tienes una cuenta de "Caja" y otra de "Ventas", cada una tendrá su propia página o sección en el libro mayor. Allí, se registrarán todas y cada una de las operaciones relacionadas. 

Uno de los grandes beneficios del libro mayor es que te permite ver el estado financiero de cada cuenta de forma individual. Así, puedes mejorar el control de las finanzas de la empresa. 

Además, te ayudará a identificar cualquier problema que haya en una cuenta específica. Todo esto te dará una visión mucho más clara y detallada del estado de tu negocio. 

¿Cómo hacer un libro mayor?

El proceso de creación del libro diario y libro mayor son distintos. Pero, son complementarios, es decir, se necesitan mutuamente para que la supervisión de las finanzas sea más efectiva. 

Crear un libro mayor es un proceso sencillo. Tan sólo tienes que seguir estos pasos: 

• Crea cuentas en el libro mayor: El primer paso que debes seguir es asignar una página o una sección propia a cada cuenta. Por ejemplo, puedes tener una para “Caja” otra de “Cuentas por cobrar”. Estas cuentas dependen de ti. 
• Pasa cada operación del libro diario y libro mayor: Cada transacción que esté registrada en el libro diario debe pasar al libro mayor. Para ello, debes encontrar la cuenta correspondiente y anotar la fecha, la descripción y los valores. Después debes calcular el nuevo saldo de la cuenta después de cada operación. 

Diferencia entre libro diario y libro mayor

La diferencia principal entre ambos libros es que en el libro diario se anotan, de forma cronológica, todas las operaciones de la empresa. Así, se deja constancia de su actividad diaria. En cambio, en el libro mayor se anotan los movimientos de las cuentas, lo que nos permite ver su evolución y su saldo de un solo vistazo.

El formato de registro de ambos libros de contabilidad también es distinto:

• En el libro mayor, cada cuenta se representa gráficamente en forma de T. En el Debe (columna izquierda), se anotan los aumentos de activo, las disminuciones de pasivo y las de patrimonio neto y los gastos. Asimismo, en el Haber (columna derecha) se registran las disminuciones de activo, los aumentos de pasivo y de patrimonio neto y los ingresos.
• En cambio, en el libro diario cada operación se plasma en un asiento, que también se divide en el Debe (columna izquierda) y el Haber (columna derecha).

En el siguiente vídeo te explicamos, a través de un ejemplo práctico, cómo anotar las operaciones en el libro diario y cómo traspasarlas al libro mayor.

Cada tres meses, como mínimo, la empresa también deberá realizar el balance de comprobación de sumas y saldos. El objetivo de este balance es verificar todas las operaciones anotadas en el libro diario y libro mayor.

Si quieres aprender más sobre el libro diario y libro mayor, puedes formarte en Administración y Finanzas. Esta titulación te enseñará en profundidad cómo gestionar la contabilidad de una empresa garantizando su salud financiera.