¿Qué es un plan de rodaje y cómo se hace?

Un plan de rodaje es un documento que organiza todas las jornadas de grabación de una producción audiovisual. Su objetivo es planificar qué escenas se grabarán, dónde, con quién y en qué orden. 

Este post explica qué es un plan de rodaje, cómo elaborarlo, por qué es importante, qué factores se deben considerar y quién se encarga de crearlo. Además, ofrece ejemplos prácticos y una plantilla descargable aplicable a cualquier proyecto audiovisual. 

¿Qué es un plan de rodaje?

Se trata de un documento extenso que se hace a partir del guion técnico en la fase de preproducción. Esta es la primera etapa de una producción audiovisual que permite preparar todo aquello necesario para iniciar el rodaje como tal. 

Este plan se basa en la calendarización de todas las jornadas de grabación. Es decir, en él se define: 

Por tanto, diseñar un plan de rodaje no es una tarea sencilla, ya que hay que coordinar y sincronizar un elevado número de elementos con la mayor eficacia posible. Por ejemplo: 

Consulta cuáles son las distintas fases de una producción audiovisual en este artículo.  

¿Cómo hacer un plan de rodaje?

Para crear un plan de rodaje, es esencial seguir un proceso estructurado que permita organizar y coordinar todos los aspectos de la producción audiovisual. 

• Análisis del guion: El primer paso es realizar un análisis detallado del guion. El productor y el director trabajan juntos para identificar cuántos días de rodaje serán necesarios y qué recursos se requerirán.
• Desglose de escenas: Se debe desglosar cada escena para determinar las necesidades específicas de cada una. Como localizaciones, actores, equipo técnico, y cualquier otro requerimiento especial.
• Organización del plan: Utiliza una tabla o software para organizar las escenas y localizaciones. Esto se suele hacer por columnas o filas, lo que permite mover las escenas según se necesite.
• Creación del cronograma: El plan de rodaje es un cronograma que detalla los días de rodaje, las locaciones y el equipo técnico necesario. Es crucial que este cronograma sea realista para evitar sobrepasar el presupuesto.
• Flexibilidad y adaptación: Es importante que el plan de rodaje sea flexible para adaptarse a imprevistos. Esto incluye tener planes de contingencia para días de mal tiempo o la posibilidad de reprogramar escenas.
• Orden de rodaje diario: Además del plan general, se debe preparar una orden de rodaje diaria que incluya todos los detalles necesarios para cada día específico. Como el horario de llamadas para el equipo y los actores.
• Colaboración del equipo: El asistente de producción, junto con los jefes de otros departamentos, es responsable de crear el plan de rodaje. Es esencial que todos los miembros del equipo estén alineados y sigan el plan para asegurar el éxito del rodaje.

Ejemplo y plantilla 

Para facilitar la elaboración de un plan de rodaje, es útil contar con un ejemplo o una plantilla que sirva como guía. Aunque cada producción tiene sus particularidades, en general debe incluir los siguientes elementos: 

• Fecha y número de jornada: Indica el día de rodaje y su orden dentro del calendario general. 

• Escenas a grabar: Especifica qué escenas se filmarán y su ubicación dentro del guion. 

• Localización: Señala dónde se realizará cada escena y cualquier detalle logístico relevante. 

• Actores y equipo: Lista los profesionales necesarios para esa jornada, incluyendo actores, técnicos y personal de apoyo. 

• Horario de rodaje: Detalla los horarios de llegada del equipo, inicio de grabación, pausas y finalización. 

• Observaciones: Espacio para registrar aspectos importantes como iluminación, vestuario, maquillaje o imprevistos previstos. 

Importancia del plan de rodaje en una producción audiovisual 

La elaboración del plan de rodaje implica una elevada responsabilidad, ya que cometer un error en ese cálculo puede resultar caro para la producción. La clave está en la optimización, es decir, se debe disponer del tiempo necesario para grabar cada escena (y poder repetir tomas si hay errores). 

Pero, al mismo tiempo, se tiene que reducir el máximo posible la duración total del rodaje. Aquí los cambios son complicados de gestionar porque implican una gran cantidad de profesionales, con sus respectivos horarios, que deberán cuadrarse de nuevo.

En algunas ocasiones, por ejemplo, pueden surgir imprevistos por motivos logísticos que no se pueden solucionar y deben trampearse con modificaciones que incluso pueden afectar al guion. 

En este sentido, es habitual trabajar con algunos días de margen que ya se contemplan en el plan. O, también, con cover set. Estos son espacios alternativos en una misma localización para afrontar problemas que impidan rodar en la primera opción.

Cada día de rodaje cuesta miles de euros (o millones en grandes producciones). Por lo que un contratiempo puede poner en riesgo la viabilidad y la rentabilidad del proyecto.

Factores que deben tenerse en cuenta en el plan de rodaje

En una producción audiovisual, el orden de grabación no siempre coincide con el de la historia. Lo importante es que, en la edición final, no existan incoherencias. Para lograrlo, hay varios factores que se deben considerar: 

• Localizaciones: Tanto su ubicación como disponibilidad o posibles limitaciones. Por ejemplo, si quieres rodar en un sitio público, necesitarás disponer de permisos que se suelen solicitar para fechas específicas.
• Agenda de los profesionales: En el sector audiovisual se suele trabajar por proyectos, es decir, puede ser que los actores estén combinando su participación en distintas producciones y, en consecuencia, es básico que se mantengan las fechas acordadas.
• Continuidad: El criterio siempre será simplificar el trabajo. Por ejemplo, si en una escena la actriz principal se corta el pelo, sería conveniente agrupar y grabar antes aquellos momentos donde aparezca con el pelo largo para evitar tener que falsearlo después.
• Normativa: Como en cualquier otro sector, la industria audiovisual debe respetar las normativas de salud y descanso vigentes, como el límite de horas diarias de trabajo o los días libres obligatorios, entre otras.

También es habitual tener en cuenta los requerimientos de iluminación, ya que se dedican grandes esfuerzos en ajustarla en cada momento. Además, se suele intentar agrupar todas aquellas escenas donde aparecen los mismos actores para aprovechar así al máximo los esfuerzos de peluquería o vestuario. 

¿Quién hace el plan de rodaje?

El plan de rodaje suele elaborarlo el asistente de dirección, tras consultar y coordinarse con el resto de los equipos.  

También pueden encargarse de ello el director o el productor, quienes, si lo consideran necesario, pueden fijar ensayos en días previos al rodaje. Estas sesiones permiten probar aspectos como el vestuario o el maquillaje, además de servir para preparar al equipo. 

Todo el equipo de grabación necesita tener una copia de este documento para poder anticiparse y preparar cada sesión. Aunque el plan es un documento global, para cada jornada se suele trabajar con órdenes de trabajo, donde se detalla la agenda y los objetivos del día. 

Cualquier imprevisto debe reflejarse y contemplarse tanto en el plan general como en las órdenes de trabajo para garantizar que la producción pueda adaptarse sin problemas. 

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