¿Qué es un contable y qué funciones tiene en la empresa? 

El contable se encarga de gestionar y controlar las finanzas de la organización, así como de anotar todas las transacciones, elaborar informes y gestionar presupuestos.  

Este artículo explica qué es un contable, cuáles son sus tareas en una empresa, en qué puede especializarse un contable y qué formación es necesaria para ejercer. 

Qué es un contable

Es el profesional que se encarga de registrar y controlar los movimientos económicos de una empresa. Su función es clave para mantener el orden financiero y facilitar la toma de decisiones.  

El objetivo principal de su trabajo es reflejar, con claridad y precisión, cómo entra y sale el dinero. Para ello, realiza tareas que permiten seguir el estado financiero al día y cumplir con las obligaciones legales, como, por ejemplo: 

• Elaborar presupuestos
• Registrar pagos e ingresos
• Pagar facturas y controlar cobros
• Preparar declaraciones fiscales
• Crear informes contables y financieros

Todo este trabajo se rige por el Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007), que establece los criterios de valoración, registro y presentación de las cuentas anuales en España. 

Funciones de un contable en una empresa

La administración económica de una empresa abarca varias tareas. Por eso, estas son las funciones de la contabilidad que gestiona este profesional: 

• Registro de las operaciones financieras
• Creación de informes
• Control presupuestario
• Conciliaciones bancarias
• Declaraciones de impuestos
• Gestión de nóminas
• Control interno 

Registra operaciones financieras

Anota todos los movimientos económicos: desde el pago a un proveedor hasta el cobro de un cliente. Para ello, utiliza libros contables como el libro diario, de llevanza obligatoria según el Código de Comercio, y el libro mayor, un libro auxiliar de uso habitual en la práctica, donde queda reflejado cada ingreso y cada gasto. Estos libros deben legalizarse en el Registro Mercantil, un trámite que hoy se realiza de forma telemática.

Gracias a este trabajo, se puede saber si se ha pagado una factura o si aún está pendiente.  

Para conocer más sobre el libro diario y libro mayor, consulta este artículo.  

Prepara informes financieros

Elabora documentos que muestran la situación económica de la empresa en un momento dado y ayudan a la organización a saber si está ganando o perdiendo dinero y a tomar decisiones para mejorar.  

Por ejemplo, se encarga de hacer el balance, que recoge el valor de lo que la empresa posee y lo que debe al cierre del ejercicio, y la cuenta de pérdidas y ganancias, que indica si los ingresos cubren los gastos.

Controla los presupuestos

Ayuda a planificar los gastos de cada departamento. Si el equipo comercial tiene asignado un presupuesto de 3.000 euros al mes, este especialista comprueba que no se supere esa cifra. 

Si se detecta un desvío, lo comunica para ajustar los gastos a tiempo. Así, se mantienen las finanzas de la organización bajo control y se evitan problemas económicos.  

Realiza conciliaciones bancarias

Compara los registros de la empresa con los extractos del banco para asegurarse de que todo coincide. Esto se llama conciliación bancaria y es muy importante para detectar errores o fraudes y mantener las cuentas claras.  

Por ejemplo, si se ha hecho una transferencia de 500 euros a un proveedor y no aparece en los registros, lo identifica y lo corrige. 

Prepara declaraciones de impuestos

Calcula y presenta los impuestos que debe pagar la empresa. Por ejemplo, recopila toda la información del trimestre para presentar la declaración trimestral del IVA. 

Debe revisar que todas las facturas sean correctas antes de enviar la declaración para evitar sanciones. 

Gestiona las nóminas

Calcula los sueldos según lo pactado con el personal. Si una empleada tiene un contrato a media jornada y ha trabajado horas extra, este profesional las suma al salario correspondiente. 

También aplica las deducciones por IRPF y Seguridad Social. En empresas medianas o grandes, esta tarea suele recaer en el departamento de administración de personal o en una gestoría laboral externa. 

Control interno

Analiza si los procesos internos se están cumpliendo correctamente. Puede revisar si se están archivando bien las facturas o si hay pagos que no se corresponden con ningún contrato. Esta labor de control interno ayuda a prevenir errores y a mejorar la organización financiera. 

Herramientas y software que utiliza un contable 

Estos profesionales se apoyan en programas de gestión y contabilidad que automatizan buena parte del registro de asientos, la facturación y la presentación de impuestos. Algunos de los más usados son: 

• A3: un programa de gestión contable y fiscal.
• Sage: es un software de contabilidad y gestión empresarial con distintas versiones según el tamaño de la empresa. 
• Contasol: es un programa de contabilidad orientado a pequeñas empresas y autónomos. 
• Holded: plataforma en la nube que combina contabilidad, facturación y gestión de proyectos. 
• SAP: sistema ERP utilizado sobre todo en empresas grandes para integrar la contabilidad con el resto del negocio. 
• Excel: sigue siendo la herramienta más habitual para análisis, control presupuestario y reporting. 

Dónde puede trabajar un contable 

Un contable puede ejercer su profesión en distintos entornos, y el perfil de sus tareas cambia bastante según el caso: 

• En el departamento de contabilidad de una empresa: gestiona la contabilidad de una única organización, de forma continua y especializada en su actividad concreta.
• En una asesoría o gestoría: lleva la contabilidad de varios clientes a la vez (empresas y autónomos), lo que exige adaptarse a distintos sectores y volúmenes de trabajo.
• Como autónomo: ofrece sus servicios de forma independiente, normalmente a pequeñas empresas o a otros autónomos que externalizan esta función. 

Tipos de contables

Existen varios perfiles en este sector y cada uno de ellos se especializa en un ámbito en concreto. Estos son algunos de los más comunes: 

• Contable fiscal
• Contable financiero
• Contable de costes o de gestión 

Contable fiscal 

Se encarga de todo lo relacionado con los impuestos. Calcula cuánto debe pagar la empresa en función de sus ingresos y gastos, y prepara los documentos que deben presentarse ante Hacienda. 

Por ejemplo, gestiona declaraciones trimestrales de IVA o el Impuesto de Sociedades al cierre del ejercicio. 

Debe conocer bien la normativa fiscal vigente y estar atento a cualquier cambio legal. Un error en este ámbito puede suponer sanciones o inspecciones. 

Contable financiero 

Lleva el control general de las cuentas. Registra todas las operaciones económicas y prepara informes que reflejan la situación financiera de la empresa. 

Por ejemplo, puede elaborar un balance anual para mostrar el patrimonio de la empresa o un informe mensual de ingresos y gastos. 

Esta especialización es fundamental para saber si el negocio es viable y tomar decisiones como ampliar plantilla, pedir financiación o invertir en nuevos proyectos. 

Contable de costes o de gestión 

Analiza cuánto cuesta producir un bien o prestar un servicio. Tiene en cuenta todos los gastos implicados, desde la materia prima hasta los sueldos del personal de producción. 

Por ejemplo, calcula el coste por unidad de un producto para saber si su precio de venta es rentable. 

Además, prepara informes para identificar áreas donde se puede ahorrar y mejorar la eficiencia. Esta información ayuda a definir precios, reducir costes y optimizar los procesos productivos. 

Consulta las funciones de un administrativo en una empresa en este artículo. 

Comparativa de tipos de contable

Cómo ser contable: formación necesaria 

Existen varias vías para acceder a esta profesión. Una opción es cursar la carrera universitaria de Administración y Dirección de Empresas (ADE), que ofrece una formación amplia en economía, gestión y finanzas. 

Otra alternativa es optar por el Grado Superior en Administración y Finanzas, una formación más directa y práctica. Este ciclo formativo tiene una duración de dos años y permite obtener un título oficial en menos tiempo. 

Consulta las salidas del Grado Superior en Administración y Finanzas en este post. 

En iLERNA, es posible cursar este grado tanto en modalidad online como presencial. En ambas modalidades, esta formación incluye prácticas en empresas, que permiten adquirir experiencia profesional real antes de incorporarse al mercado laboral.  

Descubre todos los requisitos para ser contable en este post. 

Preguntas frecuentes 

¿Es lo mismo un contable que un contador? 

Sí, se trata de la misma profesión. Contable es el término más habitual en España, mientras que contador designa sobre todo un aparato de medida; el uso de contador para nombrar a este profesional es propio de países de Hispanoamérica. 

¿Hace falta estar colegiado para ser contable? 

No. La profesión de contable no está regulada en España, por lo que no existe la obligación de colegiarse para ejercer. La situación es distinta a la de otros perfiles del ámbito financiero, como los auditores de cuentas, que sí deben estar inscritos en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC) para poder firmar informes de auditoría. 

No obstante, sí existe el Registro de Expertos Contables (REC), creado por el Consejo General de Economistas y el Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España, pero la acreditación en él es voluntaria y de carácter privado, no un requisito legal. 

¿Qué diferencias hay entre un contable y un auditor? 

El contable se encarga de registrar y gestionar de forma continua las operaciones económicas de la empresa: anota ingresos y gastos, concilia cuentas y elabora informes. El auditor, en cambio, revisa esas cuentas de forma externa e independiente para verificar que reflejan la situación real de la empresa y cumplen la normativa, normalmente en momentos puntuales como el cierre del ejercicio.