Funciones de un administrativo: perfil y competencias clave
Las funciones de un administrativo son esenciales para que cualquier empresa funcione correctamente. Estos profesionales se encargan de gestionar documentos de todo tipo, atender a clientes y proveedores, organizar agendas y coordinar la logística.
En este artículo te explicamos qué es y qué funciones realiza en su día a día un administrativo. Además, descubrirás qué habilidades son necesarias y qué debes estudiar para convertirte en uno.
¿Qué es un administrativo?
Un administrativo es la persona que gestiona y organiza las tareas administrativas dentro de una empresa o entidad, tanto en el sector privado como en la administración pública.
Dentro del personal de administración, es quien asume mayor responsabilidad, ya que su trabajo implica la toma de decisiones que influyen en el funcionamiento de la organización.
Los administrativos se encargan de tareas más complejas, como la gestión de documentación importante o la planificación de recursos. Además, supervisan las tareas de otros profesionales como el auxiliar administrativo. Su labor es esencial para garantizar que las operaciones internas se desarrollen sin problemas.
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Tareas de un administrativo
Este profesional tiene funciones muy variadas y se adaptan a las necesidades de cada empresa u organismo:
- Tramitación de documentos
- Elaboración de informes
- Atención telefónica y recepción
- Gestión de agendas y programación
- Coordinación logística
Tramitación de documentos
Una de las tareas más importantes de un administrativo es la gestión de la documentación oficial. Esto implica registrar, clasificar y actualizar documentos relacionados con áreas como la contabilidad, las finanzas, los recursos humanos o la fiscalidad.
También se encarga de presentar y tramitar documentos ante organismos públicos, cumpliendo con los plazos establecidos. Además, organiza y archiva documentos esenciales como contratos, facturas, informes y correspondencia para garantizar que toda la información esté siempre disponible.
Elaboración de informes
La preparación de informes es otra de las responsabilidades habituales de estos profesionales. Los administrativos recopilan, analizan y organizan datos importantes para crear informes que faciliten la toma de decisiones dentro de la empresa, ya sea en áreas financieras, de recursos humanos o de operaciones.
Atención telefónica y recepción
El administrativo actúa como primer punto de contacto de la empresa, por lo que se ocupa de la atención al público y de resolver dudas o incidencias a través de diferentes canales: asistencia presencial, llamadas telefónicas, correos electrónicos o correspondencia postal.
También recibe y filtra las llamadas, correos y visitas, derivándolos a la persona o departamento adecuado.
Gestión de agendas y programación
Otra función clave es la organización de agendas y eventos. El administrativo planifica y coordina reuniones, viajes de negocios y eventos corporativos. También gestiona las agendas de directivos, recordándoles sus compromisos y actualizándolas cuando sea necesario.
Además, se encarga de reservar salas de reuniones y coordinar los recursos necesarios para que todo funcione de forma eficiente.
Coordinación logística
Los administrativos también tienen un papel importante en la gestión logística. Esto incluye planificar y organizar envíos, así como coordinarse con proveedores y clientes para asegurar que los productos o servicios lleguen en tiempo y forma.
Principales tareas del administrativo
| Tarea | Qué hace |
|---|---|
| Tramitación de documentos | Registra, organiza, archiva y tramita documentación. |
| Elaboración de informes | Recopila y organiza datos para preparar informes. |
| Atención telefónica y recepción | Atiende llamadas, visitas, correos y consultas. |
| Gestión de agendas | Organiza reuniones, citas, viajes y eventos. |
| Coordinación logística | Gestiona envíos y coordina proveedores y clientes. |
Habilidades necesarias para un administrativo
El personal de administración asume tareas clave dentro de la empresa, especialmente en la organización y gestión de información relevante. Por ello, es fundamental que tenga:
- Organización
- Actitud proactiva
- Conocimientos avanzados de ofimática
Organización
La capacidad de planificar y mantener el orden es esencial para gestionar la información de manera eficiente y garantizar su seguridad. Esto permite acceder a los datos de forma rápida y precisa cuando sea necesario.
Actitud proactiva
Tener una actitud proactiva y mostrar amabilidad y educación es fundamental, tanto para atender al público y a los proveedores como para colaborar con otros departamentos de la empresa. La buena comunicación y la disposición para resolver problemas son claves en este ámbito.
Conocimientos avanzados de ofimática
El manejo de herramientas informáticas es imprescindible en el día a día de un administrativo. Es necesario dominar programas como Excel para trabajar con hojas de cálculo y gestionar datos, así como conocer las funcionalidades básicas y avanzadas de impresoras y otros dispositivos de oficina.
Estudios necesarios para ser administrativo
Para trabajar como administrativo en una empresa, es fundamental contar con una formación que permita adquirir los conocimientos y habilidades necesarias para desempeñar estas funciones. Existen dos ciclos formativos que preparan específicamente para esta profesión:
Ambos ciclos formativos se pueden cursar en iLERNA, donde la formación se orienta al mundo laboral. Esto permite a los estudiantes desarrollar las competencias que demandan las empresas y aumenta las posibilidades de encontrar empleo en un entorno cada vez más competitivo.
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Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia un administrativo de un auxiliar administrativo?
La principal diferencia es el nivel de responsabilidad. Mientras que un administrativo se encarga de tareas más complejas, como la planificación de recursos o la gestión de documentación importante, y tiene la capacidad de tomar decisiones que afectan al funcionamiento de la empresa, el auxiliar administrativo se centra en tareas de apoyo y soporte diario.
Consulta todas las diferencias entre un auxiliar administrativo y un administrativo en este post.
¿Puede un administrativo trabajar en el sector público o solo en empresas privadas?
Sí. Un administrativo puede trabajar en ambos sectores. En el ámbito privado puede desarrollar sus funciones en empresas de diferentes sectores, mientras que en la Administración Pública lo hace en ayuntamientos, organismos públicos, centros educativos y otras instituciones.
Para acceder a determinados puestos de la Administración Pública, habitualmente es necesario superar un proceso selectivo u oposición.
¿Se puede trabajar de administrativo sin título de FP?
En algunas empresas, sobre todo pymes, es probable que puedas acceder al puesto sin una titulación específica si cuentas con experiencia previa.
Sin embargo, contar con un título de Técnico Superior en Administración y Finanzas facilita el acceso al puesto, mejora las condiciones laborales y es un requisito habitual en los procesos de selección de grandes empresas o en la Administración Pública.
¿Existen distintos tipos de administrativos según el área?
Sí. Aunque sus tareas básicas son similares, un administrativo puede especializarse en un área concreta según las necesidades que tenga la empresa. Entre las especialidades más habituales están:
- Administrativo contable
- Administrativo comercial
- Administrativo de recursos humanos
¿Cambian las funciones de un administrativo según el tamaño de la empresa?
Sí. En empresas pequeñas, un administrativo suele desarrollar un número de tareas más amplio y variado. En empresas grandes, los profesionales suelen especializarse en un área específica.
¿Se puede trabajar de administrativo en remoto?
Depende de la empresa y las tareas que desarrolles. Funciones como la tramitación de documentos o elaboración de informes pueden realizarse en remoto, mientras que otras, como la atención presencial o la gestión de agendas, requieren presencialidad.
¿Por qué son importantes las habilidades de comunicación?
El administrativo también es el primer punto de contacto de la empresa, atendiendo al teléfono, al correo o de forma presencial, y colabora con otros departamentos. Una buena comunicación es un aspecto clave para poder resolver incidencias.
