Funciones de un administrativo en una empresa 

Las funciones de un administrativo son esenciales para que cualquier empresa funcione correctamente. Estos profesionales se encargan de gestionar documentos de todo tipo, atender a clientes y proveedores, organizar agendas y coordinar la logística.

¿Qué es un administrativo? 

Un administrativo es la persona que gestiona y organiza las tareas administrativas dentro de una empresa o entidad, tanto en el sector privado como en la administración pública. 

Dentro del personal de administración, es quien asume mayor responsabilidad, ya que su trabajo implica la toma de decisiones que influyen en el funcionamiento de la organización.

Los administrativos se encargan de tareas más complejas, como la gestión de documentación importante o la planificación de recursos. Además, supervisan las tareas de otros profesionales como el auxiliar administrativo. Su labor es esencial para garantizar que las operaciones internas se desarrollen sin problemas. 

Tareas de un administrativo

Este profesional tiene funciones muy variadas y se adaptan a las necesidades de cada empresa u organismo: 

• Tramitación de documentos
• Elaboración de informes
• Atención telefónica y recepción
• Gestión de agendas y programación

Tramitación de documentos

Una de las tareas más importantes de un administrativo es la gestión de la documentación oficial. Esto implica registrar, clasificar y actualizar documentos relacionados con áreas como la contabilidad, las finanzas, los recursos humanos o la fiscalidad. 

También se encarga de presentar y tramitar documentos ante organismos públicos, cumpliendo con los plazos establecidos. Además, organiza y archiva documentos esenciales como contratos, facturas, informes y correspondencia para garantizar que toda la información esté siempre disponible. 

Elaboración de informes

La preparación de informes es otra de las responsabilidades habituales de estos profesionales. Los administrativos recopilan, analizan y organizan datos importantes para crear informes que faciliten la toma de decisiones dentro de la empresa, ya sea en áreas financieras, de recursos humanos o de operaciones.

Atención telefónica y recepción 

El administrativo actúa como primer punto de contacto de la empresa, por lo que se ocupa de la atención al público y de resolver dudas o incidencias a través de diferentes canales: asistencia presencial, llamadas telefónicas, correos electrónicos o correspondencia postal. 

También recibe y filtra las llamadas, correos y visitas, derivándolos a la persona o departamento adecuado.

Gestión de agendas y programación

Otra función clave es la organización de agendas y eventos. El administrativo planifica y coordina reuniones, viajes de negocios y eventos corporativos. También gestiona las agendas de directivos, recordándoles sus compromisos y actualizándolas cuando sea necesario. 

Además, se encarga de reservar salas de reuniones y coordinar los recursos necesarios para que todo funcione de forma eficiente.

Coordinación logística

Los administrativos también tienen un papel importante en la gestión logística. Esto incluye la planificar y organizar envíos, así como coordinarse con proveedores y clientes para asegurar que los productos o servicios lleguen en tiempo y forma.

Habilidades necesarias para un administrativo

El personal de administración asume tareas clave dentro de la empresa, especialmente en la organización y gestión de información relevante. Por ello, es fundamental que tengan: 

• Organización
• Actitud proactiva
• Conocimientos avanzados de ofimática

Organización

La capacidad de planificar y mantener el orden es esencial para gestionar la información de manera eficiente y garantizar su seguridad. Esto permite acceder a los datos de forma rápida y precisa cuando sea necesario.

Actitud proactiva

Tener una actitud proactiva y mostrar amabilidad y educación es fundamental, tanto para atender al público y proveedores como para colaborar con otros departamentos de la empresa. La buena comunicación y la disposición para resolver problemas son claves en este ámbito.

Conocimientos avanzados de ofimática

El manejo de herramientas informáticas es imprescindible en el día a día de un administrativo. Es necesario dominar programas como Excel para trabajar con hojas de cálculo y gestionar datos, así como conocer las funcionalidades básicas y avanzadas de impresoras y otros dispositivos de oficina.

Estudios necesarios para ser administrativo

Para trabajar como administrativo en una empresa, es fundamental contar con una formación que permita adquirir los conocimientos y habilidades necesarias para desempeñar estas funciones. Existen dos ciclos formativos que preparan específicamente para esta profesión:

• Técnico Superior en Administración y Finanzas
• Técnico Superior en Asistencia a la Dirección

Ambos ciclos formativos se pueden cursar en ILERNA, donde la formación se orienta al mundo laboral. Esto permite a los estudiantes desarrollar las competencias que demandan las empresas y aumenta las posibilidades de encontrar empleo en un entorno cada vez más competitivo.