Base de datos de clientes: qué es y cómo crearla

Descubre por qué es básico mantener una base de datos de clientes actualizada donde puedan apoyarse tanto tu equipo de ventas como de marketing para lanzar acciones coherentes y mejorar sus resultados.

¿A quién le venderás tu producto? Conocer y mantener una buena relación con el cliente es esencial para el éxito de cualquier negocio. Al final, son ellos quienes decidirán si confían en tu empresa o, si al contrario, prefieren a la competencia. Y esta razón justifica la inversión de tiempo y recursos en crear una buena base de datos de clientes.

¿Sabes de qué te estamos hablando? Si tu objetivo es desarrollar tu trayectoria profesional en marketing, no puedes estar ni un día más sin conocer esta herramienta que puede ayudarte a impulsar las ventas de una empresa eficazmente. ¿Lo vemos?

¿Por qué necesitas la base de datos de clientes?

Como más información tengas sobre tu cliente, mayores serán tus probabilidades de diseñar una campaña personalizada que pueda ofrecerle aquello que está buscando. Así pues, una base de datos no es más que un repositorio donde se almacena y se centraliza toda esta información relevante (nombre, apellidos, correo electrónico…) que después será activada a través de alguna solución de marketing.

Por ejemplo, ¿alguna empresa te ha felicitado por tu cumpleaños con una promoción vía SMS? Tu fecha de nacimiento está seguramente guardada en su base de datos de clientes. ¿Qué más puede permitirte este sistema? Desde enviar ofertas según sus preferencias o compras anteriores, hasta compartir con ellos novedades, como el lanzamiento de un producto, o reconectar con aquellas personas que mostraron interés en tus servicios sin comprarte nada.

Es habitual trabajar con hojas de cálculo para gestionar toda esta información pero piensa que, según las necesidades de tu empresa, puede ser poco eficaz. Actualmente existen en el mercado softwares específicos que pueden ayudarte a gestionar de forma integral toda la relación con tu cliente, desde todos los puntos de contacto y áreas existentes.

¿Cómo puedes crearla desde cero?

¿Aún no dispones de una? Su proceso de creación puede producirte algún dolor de cabeza pero aquí te dejamos 4 pasos esenciales que quizás te ayudan como punto de partida:

1. Identifica qué tipo de información necesitas

Piensa que no te servirá de nada acumular datos que después no utilices. ¿Por qué? Añadirán complejidad a tu base y pueden suponer un esfuerzo en términos de tiempo o, incluso, un coste económico añadido. Entonces, ¿qué deberías almacenar? La respuesta puede variar según las características de tu producto o servicio, cómo se organice el mercado…

Como orientación, las bases de datos de clientes suelen recoger como mínimo el nombre y apellidos, correo electrónico, número de teléfono de contacto o lugar de residencia (sobre todo, si se trabaja con envíos). También es habitual registrar la fecha de nacimiento para poder preparar promociones especiales (descuentos, por ejemplo, como comentábamos).

2. Prepara acciones para enriquecerla

Si empiezas desde cero… ¡Necesitarás información! Para conseguir ampliar la base de datos de una compañía es común lanzar a través de las redes sociales acciones participativas como, por ejemplo, crear una encuesta para recoger opiniones sobre un servicio o organizar un sorteo donde se pida rellenar un formulario de participación. También es una buena opción crear un formulario que esté vinculado a la descarga de algún recurso de valor (por ejemplo, un estudio sobre el sector) o impulsar alguna acción de promoción directamente desde el punto de venta, entre muchas otras ideas.

Debes saber que algunas empresas optan por comprar bases de datos pero no es recomendable. Tras la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos hay que tener mucho cuidado cuando se recoge o se trata información personal y, sobre todo, disponer siempre del consentimiento adecuado para poder hacerlo.

3. Elige un sistema que pueda cumplir tus objetivos

Ya sabes qué datos quieres conseguir y cómo lo harás. El siguiente paso será decidir dónde los almacenarás o, dicho de otra forma, en qué herramientas confiarás para centralizarlos en un mismo espacio y poderlos utilizar. Piensa que esta información no te servirá de nada si está fragmentada, repartida entre distintas hojas de cálculo, encuestas u otros documentos similares. Y, además, toda esta información deberá ser accesible en cualquier momento.

Existen multitud de programas que pueden ayudarte, con mayor o menor complejidad. Quizás, entre los más conocidos, están Microsoft Access y MySQL, dos sistemas que gestionan bases de datos relacionales, es decir, trabajan con tablas cuyos datos se pueden cruzar.

4. Mantén tu base de datos de clientes actualizada

Es nuestro último punto pero, sin duda, de los más importantes. Cuando tengas lista tu base de datos, necesitarás implementar procesos para depurarla, actualizarla y enriquecerla de forma constante. ¿Por qué? Con el objetivo de mantener la calidad de la información almacenada. Todo este esfuerzo no valdrá la pena si no puedes confiar en los datos.

Una base de datos de clientes actualizada te evitará invertir en acciones ineficaces o, incluso, que puedan perjudicar la imagen de tu marca. Este proceso puede hacerse de muchas formas, ya sea a través de campañas de correo electrónico específicas o mediante integraciones con otras plataformas, por ejemplo.

Este contenido forma parte del material didáctico creado por ILERNA Online para el ciclo formativo de grado superior en Marketing y Publicidad.